Spiegeln von EGVP

Wenn der Rechner, auf dem sich EGVP befindet, einen Plattencrash hat, ist auch das Postfach weg und wahrscheinlich auch alles übrige inclusive XNotar und SigNotar. Ich empfehle deshalb, alle drei Programme noch einmal auf einem separaten Rechner "vorrätig" zu halten, mit dem dann weitergearbeitet werden kann. Die Installation von XNotar und SigNotar bereitet keine Probleme. Die Installation von EGVP ist schon problematischer, da das alte Postfach verwandt werden soll. Hier gilt folgendes:

Sie müssen den gesamten Ordner, in dem sich EGVP befindet, nebst allen Unterordnern auf den neuen Rechner kopieren. EGVP findet man unter xxx/xxx/osci_governikus/xxx. Um den Ordner zu finden, kann man EGVP öffnen und in der Titelzeile nachsehen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, über die Suchfunktion des Rechners nach der "govello20.properties" zu suchen. Diese Datei enthält nur eine einzige Information, nämlich den Datenpfad, der auf EGVP verweist.

Wenn der Kopiervorgang beendet ist, lädt man von der Seite www.egvp.de die Software herunter und installiert EGVP quasi neu. Das Programm fragt, ob es ein neues Postfach anlegen soll oder ob man ein vorhandenes nutzen will. Letzteres ist der Fall. Es muss nunmehr der Datenpfad zu dem Ordner gesetzt werden, in welchen der Ordner "osci_governikus" kopiert wurde. Wird dieser korrekt ausgewählt, öffnet sich das Postfach mit der bisherigen Pin. Hat man einen falschen Datenpfad gesetzt, dann unbedingt die Installation abbrechen und den richtigen Datenpfad manuell in der "govello20properties" einstellen. Die Datei kann mit jedem beliebigen Texteditor geöffnet werden. Zur Sicherheit noch einmal in die "govello20properties" des ursprünglichen Verzeichnisses hineinschauen und sich dort den Datenpfad anschauen. So, wie dort die letzte Dateiendung lautet, so muss sie auch bei der neuen Installation lauten. Hört sich ein bisschen kompliziert an, ist es aber eigentlich nicht. Ich hatte auch zuerst den falschen Pfad gesetzt und ihn dann einfach über die "govello20properties" korrigiert.

Aber Achtung: Es bestehen nun 2 Postfächer. Wer zuerst auf eine Datei zugreift, hat diese auf dem Rechner. Es handelt sich also um keine Netzwerkinstallation.

Weiterleitung von EGVP Daten

Es kommt bei der Anmeldung einer Zweigniederlassung oder Sitzverlegung vor, dass das abgebende Gericht dem annehmenden Gericht nicht alle Daten mitliefert und der Notar aufgefordert wird, die letzten Daten noch einmal anzuliefern. Das führt zu Unmut bei den Kollegen, ist aber nicht so dramatisch. Wenn die versandten Dateien noch vorhanden sind, kann eine Weiterversendung an ein anderes Gericht erfolgen, wenn man die entsprechende Datei mit der rechten Maustaste anklickt. Das Menü, was sich dann öffnet, sieht die Weiterleitung an eine anderes Gericht vor.

Im übrigen kann man alle Daten, die man an das Gericht schickt, auch per e-mail dem Mandanten zukommen lassen. Auch hier wird über die rechte Maustaste das Menü aufgerufen und dann der Versand per e-mail ausgewählt. Überflüssige Dateien können aus dem e-mail Anhang gelöscht werden.

Vorprüfung

Es kommt gelegentlich vor, dass man in einer HR-Registersache unsicher ist, wie materiellrechtlich oder formalrechtlich zu verfahren ist. Ein Gespräch mit dem zuständigen Registerrichter/Rechtspfleger hilft hier in der Regel weiter. Aufgrund des Geschäftsverteilungsplans, der im übrigen auf der Homepage von Charlottenburg veröffentlicht ist, lässt sich der zuständige Bearbeiter des Gerichtes jedoch nicht genau genug eingrenzen. Im übrigen sind die Richter und Rechtspfleger derzeit telefonisch schwer erreichbar. Ein Vorprüfungsverfahren würde helfen. Die Notarkammer Berlin und die Registerrichter/Rechtspfleger haben sich deshalb auf folgendes Verfahren geeinigt:

Das Notariat fertigt eine Anmeldung pp. in der Form, in der sie auch zur Einreichung gelangen soll, also mit ordnungsgemäßen Begleitdaten und signierten Anlagen. Im Bemerkungsfeld von XNotar wird vermerkt, dass es sich lediglich um eine Vorprüfung oder Vorabanfrage. Mit dem Eingang beim Registergericht wird damit eine AR-Nummer generiert und der zuständige Richter / Rechtspfleger bestimmt. Dieser kann dann aufgrund der eingereichten Dokumente und einer ggf. notwendigen Beschreibung der Frage in einem gesonderten Anschreiben oder im Bemerkungsfeld von XNotar (Achtung: nur 250 Zeichen) die notwendige Auskunft erteilen.

Direktversand über EGVP

EGVP gibt die Möglichkeit, Dateianlagen direkt zu versenden. Hiervon sollte grundsätzlich kein Gebrauch gemacht werden, da es eines Konvertierungsvorganges bedarf, um die Anlagen in das AUREG-System zu übernehmen. Dieses ist sehr zeitaufwendig und eine (1) Ursache dafür, dass die Bearbeitung von HR-Anmeldungen teilweise so lange dauert. Also: Die Antwort auf eine Zwischenverfügung oder das Nachsenden einer Anlage sollte ausschließlich über XNotar erfolgen. Hier sind alle Zuordnungsdaten vorhanden, so dass die Datei entsprechend schnell weitergeleitet werden kann. Manche Kollegen führen hiergegen an, dass sie nicht noch einmal Daten eingeben wollen und dementsprechend lieber den Direktversand über EGVP wählen. Das ist jedoch nur ein Scheinargument. Da alle Daten schon einmal eingegeben waren, können diese mühelos für den neuen Versand genutzt werden, in dem man hierfür die ursprüngliche Datei aus dem Ordner "AbgegebeneNachrichten" benutzt.

Angabe des Dokumentennamens

Große Probleme bereitet die teilweise falsche, teilweise ungenaue Bezeichnung der Dokumentenart in XNotar.

Im Modul "Anlagen/Dokumente" ist das Dokument zu bezeichnen. Die Bezeichnung ist Grundlage für die Beauskunftung. Ist die Bezeichnung falsch oder ungenau, muss hier von den Registerrichtern händisch nachgearbeitet werden. Dieses kostet eine enorme Zeit. Teilweise fehlen auch ausreichende Bezeichnungen in der hinterlegten XJustiz-Liste. Das Feld "Beschreibungen", mit dem ein nicht aufgeführter Dokumententyp gesondert bezeichnet werden kann, wird bei AUREG gar nicht angezeigt, so die Registerrichter.

Limited

Die Anmeldung einer Limited muss über einen sog. Auffangfall erfolgen. Keinesfalls darf die Limited als inländische Zweigniederlassung angemeldet werden.

Treffen mit Vertretern des Handelsregisters

Am 18.04.2007 fand ein Treffen von Vertretern der Notarkammer Berlin und dem Registergericht Berlin zu einem ersten Erfahrungsaustausch statt. In den nachfolgenden Artikeln habe ich das zusammengefasst, was an uns herangetragen wurde. Die von uns angesprochenen langen Bearbeitungszeiten wurden dahingehend erklärt, dass bis Ende April technische Schwierigkeiten bestehen, die zu erheblichen Verzögerungen in der Arbeit führen. Wir werden sehen.