Historischer Ausdruck über Länderportal nicht abrufbar

Seit Anfang des Jahres besteht die Möglichkeit, über das gemeinsame Registerportal der Länder auf sämtliche Handelsregisterdaten der einzelnen Registergerichte in der Bundesrepublik zuzugreifen. Das Länderportal löst damit als zentrale Zugangsstelle die Einzelzugänge zu den jeweiligen Länderportalen ab. Teilweise wurde schon angefragt, ob der vor dem 01.01.2007 beantragte Einzelzugang gelöscht werden kann. Dieses hätte sich in einem Fall für mich jedoch als fatal erwiesen. Ich musste in die Firmenhistorie einer Gesellschaft Einblick nehmen, da sich deren Firma geändert hatte, was aus dem aktuellen Abruf nicht ersichtlich war. Kenntnis konnte ich mir nur durch den "historischen Ausdruck" verschaffen. Der war über das gemeinsame Portal der Länder für eine in Charlottenburg registrierte Gesellschaft aber nicht abrufbar. Ein Anruf in Charlottenburg brachte Klarheit. Das Problem sei schon länger bekannt, wäre bisher aber noch nicht gelöst worden. Wenn ich noch einen lokalen Zugang nach Charlottenburg haben würde, könnte ich mir den historischen Ausdruck darüber verschaffen. Gesagt - getan. Tatsächlich konnte ich mir die entsprechende Datei über den lokalen Zugang ausdrucken. Das Problem ist nicht ganz verständlich, denn der Nutzer ruft die Daten nicht etwa von einem gespiegelten Server des Länderportals ab, sondern wird auf den Server, der die Daten für das zuständige Registergericht vorrätig hält, durchgeleitet. Eigentlich müßte der historische Ausdruck somit auch über das gemeinsame Länderportal abrufbar sein. Ich habe das Problem gemeldet. Man versprach, für Abhilfe zu sorgen.

Drehen von Seiten

Manche Anlagen zu Dokumenten liegen dem Notar nur im Querformat vor. Werden diese gescannt und anschließende nicht so gedreht, dass man sie im Hochformat lesen kann, stellt dieses für den Bearbeiter bei Gericht eine Zumutung dar. Alle Seiten eines TIFF-Dokumentes müssen prinzipiell im Hochformat vorliegen und lesbar sein. Sucht man allerdings bei SigNotar nach einer Funktion, eine nach dem Scannen quer vorliegende Seite so zu drehen, dass sie im Hochformat lesbar ist, sucht man vergebens. SigNotar bietet keine entsprechende Funktion an. Wie kann man die Seite trotzdem drehen?

Man scannt den Vorgang ganz normal und legt die Datei nebst Beglaubigungsvermerk in der Zwischenablage von SigNotar ab. Dann geht man über den Windows-Explorer in die Zwischenablage von SigNotar und ruft die entsprechende Datei mit einem Doppelklick auf. Nunmehr öffnet sich das mit der Bilddatei verknüpfte Bildbearbeitungsprogramm. Die Bildverarbeitungsprogramme weisen fast alle eine Funktion zum Drehen einzelner Seiten auf. Nun dreht man die entsprechende Seite und speichert die Datei erneut.

Signatur der Liste der Gesellschafter

Mich erreichen derzeit gehäuft Anfragen, ob Zwischenverfügungen der Registergerichte zu Recht erfolgen, wenn der Notar eine nicht signierte Liste der Gesellschafter übersendet, die statt der Unterschrift des Geschäftsführers nur einen "gez-Vermerk" enthält.

Gemäß § 12 Abs. 2 Satz 2 HGB genügt die Übermittlung einer elektronischen Aufzeichnung des Originals, also eines einfachen scans, wenn eine Urschrift oder eine einfache Abschrift einzureichen oder für das Dokument die Schriftform bestimmt ist. Das bedeutet für die Liste der Gesellschafter folgendes:

Die Liste der Gesellschafter war früher im Original einzureichen. In elektronischer Form reicht demzufolge eine einfache Bilddatei des Originals aus. Diese Bilddatei muss natürlich die Unterschrift des Geschäftsführers in ihrer handschriftlichen Form und nicht nur als "gez-Vermerk" abbilden. Es muss sich also um eine 1:1 Kopie des Originals handeln.

Soll die Unterschrift nicht als Bilddatei an das Registergericht übermittelt werden, gibt es nur einen Weg, dieses zu bewerkstelligen. Der Notar muss von dem Original eine elektronisch beglaubigte Abschrift fertigen (gez-Vermerk) und diese signieren. Erfolgt letzteres nicht, erfolgt die Beanstandung des Registergerichts zu Recht.

Hardware-Zertifikat und EGVP

Manche Kollegen haben bei der Anlage des Postfaches in EGVP kein Software-Zertifikat (PIN), sondern den Zugang per Signaturkarte gewählt. Diese Vorgehensweise wird dann problematisch, wenn der Notar in Urlaub gehen will und vertreten werden muss. Da eine Weitergabe der Signaturkarte nicht zulässig ist, kann der Vertreter in EGVP nicht das Postfach öffnen. Es ist deshalb notwendig, das Hardware-Zertifikat in ein Software-Zertifikat zu ändern. Nur nebenbei sei bemerkt, dass die hierfür benötigte PIN nicht der strengen Geheimhaltung unterliegt wie die PIN auf der Signaturkarte. Mitarbeiter dürfen den Zugangscode zum Postfach somit ruhig wissen.

Die Änderung erfolgt in der Weise, dass man zunächst den Zugang über die Karte vornimmt und in EGVP dann in der oberen Leiste den Button "Postfach" und dann "bearbeiten" wählt. Schneller geht es mit der Kurzwahl (shortcut) "Strg+1". Dann wird ein Bild aufgeblendet, in dem die Einstellungen des Postfaches bearbeitet werden können. Hier geht man auf "Grundeinstellungen" und "Erstellen … eines Software-Zertifikats".

 

Nochmals: Scannen alter Dokumente durch das Registergericht

In meinem vorherigen Beitrag habe ich dargestellt, aufgrund welcher Rechtsgrundlage das Registergericht verpflichtet ist, ein Papierdokument in ein elektronisches Dokument umzuwandeln. Hier stelle ich dar, wie die Anforderung auszusehen hat.

Das Registergericht muss die Umwandlung eines Dokumentes nur auf Antrag vornehmen. Dieser Antrag sollte über XNotar gestellt werden, und zwar im "Bemerkungsfeld". Ein Hinweis auf § 61 III EGHGB ist sicherlich sinnvoll. Auch sollte man genau angeben, welche Dokumente man benötigt. Die Anforderung sollte mit dem Bemerken abgeschlossen werden, dass eine Benachrichtigung gewünscht ist, wenn die angeforderten Dokumente eingescannt sind.

Scannen alter Dokumente durch Registergerichte

Wer ein vor dem 01.01.2007 in Papierform beim Registergericht vorliegendes Dokument elektronisch einsehen möchte, wird zumeist auf Schwierigkeiten stoßen, da solche Dokumente noch nicht elektronisch vorgehalten werden. Wer bei dem entsprechenden Gericht allerdings das Einscannen eines solchen Dokuments beantragt, kann schon manch kuriose Antwort bekommen. So hat mir das Amtsgericht Freiburg i.Br. auf meine entsprechende Bitte, die letzte Satzung einer AG für eine Bescheinigung nach § 181 AktG einzustellen, mitgeteilt, dass sie dieses nicht machen würden. Sie könnten mir aber eine beglaubigte Abschrift der Satzung schicken. Das Amtsgericht Charlottenburg hat mir auf eine ähnliche Anfrage mitgeteilt, dass ich die Papierurkunden dort einsehen könnte.

So geht das nicht.

Die Rechtsgrundlage für die Verpflichtung der Gerichte, Papierdokumente als elektronisches Dokument offenzulegen, ergibt sich aus § 61 Abs. 3 HGB. Der rückwärtige "Vorhaltezeitraum" beträgt 10 Jahre. Stichtag ist der 01.01.2007. Der Gesetzeswortlaut lautet: Nach Eingang eines Antrags auf Offenlegung als elektronisches Dokument werden Schriftstücke, die innerhalb des dem Antrag vorausgehenden Zeitraums von zehn Jahren bei dem Registergericht in Papierform eingereicht worden sind, in ein elektronisches Dokument übertragen; § 8b Abs. 4 Satz 2 des Handelsgesetzbuchs gilt entsprechend. Soweit eine Rechtsverordnung nach Absatz 1 Satz 1 erlassen wird, sind die nach dem 31. Dezember 2006 in Papierform eingereichten Dokumente unverzüglich in ein elektronisches Dokument zu übertragen.

Update SigNotar Pilotversion

Das letzte Update von SigNotar (Pilotversion) hat einige wichtige Änderungen gebracht, die hier kurz skizziert werden sollen.

Es wurden Fehler beim "Notarvertreter" beseitigt (ZIP-Generierung), so dass dieser Bereich nunmehr funktionstüchtig sein sollte. Wer derzeit mit einem Notarvertreter im Büro arbeitet, sollte auf die Pilotversion aktualisieren. Den entsprechenden Eintrag (Häkchen) findet man unter "Optionen" in SigNotar.

Die Beglaubigungsvermerke sind nochmals aktualisiert worden. Nunmehr wird im Vermerk gemäß § 39 a Satz 5 BeurkG auch der Ort angegeben, an dem die Beglaubigung erfolgt. Damit ist nunmehr dem Beurkundungsgesetz auch in formaler Hinsicht vollständig Genüge getan. Damit der Ort auch im Vermerk ausgegeben wird, muss ein entsprechender Eintrag bei SigNotar erfolgen, und zwar in der "Nutzerverwaltung" und nicht bei "Optionen", wie man hätte denken können. Ruft man die "Nutzerverwaltung" auf, befindet sich dort nunmehr ein Feld "Gemeinde der Büroanschrift des Notars". Gemeint ist hiermit der Amtssitz des Notars. Vielleicht sollte man die Bezeichnung dahingehend ändern. Oder man spricht von der "Geschäftsstelle", so wie es in § 10 BNotO vorgegeben ist. Nach dem Eintrag der Geschäftsanschrift das Speichern nicht vergessen. Dann wird die Angabe auch jeweils übernommen.

Im ELRV-Datenordner befindet sich ein neuer Ordner, der mit "SigNotarRtfSamples" bezeichnet ist. Mit "xxxRtfSamples" sind Mustervorlagen (Samples) der Beglaubigungsmerke in der Form "Rich Text Format" (rtf) gemeint. Im Ordner "Vorlagen" wurden die alten Beglaubigungsvermerke - nach Zustimmung durch den Nutzer - in "xxx.alt" umbenannt. Die neuen Vermerke haben ein "xxx.neu" als Endung.