Probleme beim Versenden mit EGVP

Derzeit bestehen zwei nicht unerhebliche Probleme beim Versand mit EGVP, die zum Abbruch der Datenverbindung führen können. Einmal sind die Dateimengen zu groß. Zum anderen scheint auch die Anzahl der Dateianlagen ein Problem zu sein.

1. Größe der Dateien:
Bis 10 MB sollte eigentlich kein Problem mit EGVP auftauchen. Diskutiert werden derzeit 30, 50 und 100 MB. Laut BOS soll EGVP auch Dateien bis zu 100 MB versenden können. Das Problem soll beim Anwender liegen, was so allerdings nicht unbedingt richtig ist. Zutreffend ist, dass die Fehlerquelle durchaus beim Anwender - sprich Notar - liegen kann. Wer einen Proxy benutzt, hat wohl in jeder Hinsicht Probleme, und zwar nicht nur mit dem Versand. Gleiches kann für Betreiber mit einem Kanzleinetzwerk gelten, je nachdem, wie dieses konfiguriert ist. Wer seinen Internetzugang über ISDN betreibt, darf sich ebenfalls nicht wundern, wenn er große Datenmengen nicht in absehbarer Zeit auf den Govello-Server "schaufeln" kann.

Ein großes Problem liegt aber auch bei den Betreibern der Govello-Server in den einzelnen Bundesländern. Dort wird das sog "time-out" so niedrig eingestellt, dass ein Abbruch schon teilweise nach 15 Minuten erfolgt. Bei dem "time-out" handelt es sich um eine zeitliche Vorgabe, wie lange eine Datenübertragung maximal dauern darf bis ein Abbruch erfolgt. Der Grund für eine solche zeitliche Beschränkung liegt u.a. in der Angst begründet, man könnte Opfer eines Hacker-Angriffs (DOS etc.) werden. BOS selber gibt als Vorgabe für ein time-out ein zeitliches Limit von 3600 Sekunden, also eine Stunde, an. Die Software einiger OSCI-Manager scheint aber so eingestellt zu sein, dass schon nach 15 Minuten Schluss ist. Das sollte sich ändern. Also: Alle Govello-Server-Betreiber, bitte das "time-out" auf den Wert von BOS hochsetzen.

Wer große Datenmengen versendet, sollte sich aber auch fragen, ob dieses wirklich notwendig ist. Ganz offensichtlich prouduzieren Notare derzeit unnötig große Datenmengen, weil die Einstellungen im Scanner oder in SigNotar nicht richtig gesetzt werden. Als Beispiel folgendes: Ich kann ohne Probleme eine einzige DIN A 4 Seite mit 10 MB oder 23 kb produzieren, je nachdem, welchen Kompressionsfaktor ich über die Software eingestellt habe. Grundsätzlich gilt: Wer SigNotar benutzt, sollte den DPI-Faktor auf 200 einstellen. Das reicht vollkommen aus. Der Scanner darf nicht in Farbe und nicht in Graustufen scannen. Sinnvollerweise sollte man sich den Herstellerdialog vor dem Scannen anzeigen lassen (kann man in SigNotar einstellen), damit man die Einstellungen noch einmal überprüfen kann.

2. Anzahl der Anlagen
Die Anzahl der Anlagen scheint ebenfalls ein Problem beim Versand zu sein. In einigen Bundesländern dürfen nicht mehr als 1o (In Worten: Zehn) Anlagen übermittelt werden!!!! Hier waren echte Praktiker am Werk, die noch nie in ihrem Leben eine Registeranmeldung mit mehreren hundert Kommanditisten gesehen geschweige denn vollzogen haben. Interessant ist auch, dass die Anlagenbeschränkung von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein kann.

Das ist Föderalismus pur.

Eintragungsmitteilung ab sofort per EGVP

Das Amtsgericht Charlottenburg versendet ab heute Eintragungsmitteilungen per EGVP, soweit die Antragstellung elektronisch per EGVP erfolgte.

Übergangsfrist endet

Ende Januar endet die Übergangsfrist für die Anmeldung in Papierform. Danach ist nur noch eine Anmeldung in elektronischer Form zulässig. Wenn Charlottenburg so agiert wie andere Amtsgerichte im RegisStar-Verbund, kommen Anmeldungen in Papierform, die nach dem 01.02.2007 beim Amtsgericht eingehen, wieder zurück. Also: gleich in elektronischer Form anmelden.

Anmeldezeiten

Was viele erwartet haben, ist eingetreten. Im Augenblick dauert die Bearbeitung einer elektronischen Anmeldung doppelt so lange wie eine Anmeldung in Papier. Das wird sich sicherlich noch ein bißchen ändern. Fragt sich nur wann.

Neue Hinweise des Berliner Registergerichts

Hinweise des Berliner Registergerichts
für die elektronische Einreichung von Anmeldungen und Dokumenten
zum Handels- Genossenschafts- und Partnerschaftsregister
(Version 1.5)

Die Notarkammer und das Amtsgericht Charlottenburg haben sich auf folgende organisatorisch-technische Hinweise verständigt, die bei Bedarf fortlaufend ergänzt werden:

• Jeder Notar muss sich ein eigenes „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP) einrichten (Näheres in der Bekanntmachung aufgrund §§ 2 und 3 ERVJustizV). Die Nutzung eines Postfachs durch mehrere Notare ist nicht zulässig.

• Bei den mittels EGVP einzureichenden Dokumenten ist darauf zu achten, dass die erforderlichen Anlagen (Gesellschaftsvertrag/Satzung, Liste der Gesellschafter, Bilanzen z.B. an-lässlich einer Verschmelzung, Berichte, Genehmigungen, Vollmachten, Vertretungsnachwei-se, Beschlüsse, Abtretungsurkunden etc.) nicht mit der Anmeldung in einer Datei zu-sammengefasst werden. Die getrennte Einreichung gilt nicht für Anlagen gemäß § 9 Abs. 1 Satz 2 und § 14 BeurkG. Hintergrund ist, dass die Dokumente einzeln über das Internet beauskunftet werden, so dass eine klare inhaltliche und formale Trennung die Erkennung und die Verständlichkeit der Dokumente im Online-Abruf erhöht sowie die Bearbeitung durch das Gericht erleichtert.

• Es würde die Arbeit des Gerichts wesentlich erleichtern, wenn die Dateinamen der einzelnen Dokumente bereits einen Rückschluss auf den Inhalt zuließen (z.B. „Anmeldung.tiff“, „Beschluss.pdf“ oder „Gesellschafterliste.tiff“). Dabei sollten die Namen nicht zu lang sein und nicht den Speicherort beim Einreicher beinhalten (nicht: „C:\Eigene Dateien\Doku-mente\Anmeldung für Wolfratshausen GmbH und Co. KG vom 18.01.2007.tiff“). Außerdem sollte der Dateiname nur einen „.“ (Punkt) unmittelbar vor der Dateiendung „.tiff“ oder „.pdf“) enthalten. Fehlt dieser „.“ ist die Datei nicht bearbeitbar, so dass sie erneut ein-gereicht werden muss.

• Bei der Herstellung der zu übersendenden Dateien ist einerseits auf eine möglichst geringe Größe, anderseits aber auch darauf zu achten, dass die Dateien auch lesbar sind. Die Dateigröße wird u.a. durch Einstellung der Scannauflösung (regelmäßig sind 200 dpi ausreichend) und durch die Wahl der richtigen Scannereinstellung (schwarz-weiß, nicht Grautöne) gesteuert. Geringe Dateigrößen verkürzen die Übersendungs- sowie die Beauskunftungsdauer und erleichtern die Aufbewahrung im Gericht. Aufgrund zu schwacher oder unscharfer Schrift nicht oder nur äußerst schwer lesbare Texte werden per Zwischen-verfügung beanstandet.

• Die Einreichung von Dateien im RTF-Format, die in der Regel mit Schreibprogrammen wie MS Winword oder Open Office, etc. erstellt werden, ist nach der Rechtsverordnung (ERV-JustizV) zulässig. Von der Verwendung dieses Format wird jedoch abgeraten, da die Dateien nach der Veröffentlichung im Internet leicht zu verändern und weiter zu verarbeiten sind.
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• Anmeldungsschreiben und die hiermit eingereichten notariell zu beurkundenden oder zu beglaubigenden Dokumente sind (einzeln) qualifiziert zu signieren. Dies ist Voraussetzung für eine rechtswirksame Anmeldung (vgl. § 12 HGB; § 39a BeurkG und „Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz im Land Berlin“ vom 27.12.2006 - GVBl. S. 1183 -) und wird bei Nichtbeachtung beanstandet. Neben der Anmeldung selbst sind von dem Erfordernis einer qualifizierten Einzelsignatur insbesondere Gründungsurkunden bei Kapitalgesellschaften (§ 37 Abs. 4 Nr. 1 AktG, § 8 Abs. 1 Nr. 1 GmbHG) und Nieder-schriften über beurkundungspflichtige Gesellschafterversammlungen (etwa bei § 53 Abs. 2 GmbHG) erfasst. Die Signatur der Gesamtnachricht kann die Einzelsignatur nicht er-setzen.

• Die Notare werden dringend gebeten, nur gesonderte Signaturdateien (detached signatu-re) - so wie bei XNotar voreingestellt - zu verwenden. Eingebettete (embedded oder inline) Signaturdateien können von den Empfangseinrichtungen der Registerfachverfahren AUREG und RegisSTAR nicht verarbeitet werden.

• Bei der Anmeldung einer neuen AR-Sache (also eine bisher nicht ins Register eingetragene Firma, Gesellschaft etc.), muss unbedingt die in XNotar verwendete Bezeichnung „Reg-Neu“ verwendet werden, da diese durch die Registergerichte automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden kann. „Eigenkreationen“ wie „Neues Verfahren“, „neue AR-Sache“ oder ähnliches werden von den Registersystemen nicht erkannt. Weil diese Anmeldungen nicht automatisiert zugeordnet werden können, kommt es zu vermeidbaren Verzögerungen bei der Bearbeitung und Eintragung.

• Das Bemerkungsfeld von XNotar sollte maximal 250 Zeichen enthalten. Längere Texte gehören in ein gesondertes Anschreiben. Die Zahl der eingereichten Dateien (ohne Signa-turdateien) sollten (ggf. in abgekürzter Form) angegeben werden. Diese Angabe erleichtert die Prüfung, ob die Übersendung vollständig ist.

• ZIP-Dateien sind nach § 2 Abs. 4 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz im Land Berlin vom 27.12.2007 grundsätzlich zulässig; das „Entpacken“ der Primär-Dokumente erfordert jedoch zusätzliche manuelle und zeitaufwändige Arbeitsschritte, die die Bearbeitung des Antragsbegehrens verzögern. Diese Einreichungsform ist insbesondere dann unnötig, wenn die gezippten Dokumente nicht besonders groß sind. Es wird daher gebeten, ZIP-Dateien nur im Ausnahmefall, also nur dann zu übersenden, wenn es die Größe der zu versendenden Dokumente zwingend erfordert, oder es sich um einen Fall der Notarvertretung handelt.

www.handelsregister.de

Auf dem Handelsregisterportal findet sich auch eine sog. "Virtuelle Poststelle". Hier kann man folgendes lesen:

"Einige Bundesgerichte und alle Landesjustizverwaltungen haben den Zugang zu einem elektronischen Gerichtspostfach eröffnet, um die Einreichung von Klagen, Anträgen und anderer Schriftsätze auf elektronischem Wege an die Gerichte zu ermöglichen.

Umfassende Informationen sowie die zum Download bereitstehenden Programme erhalten Sie über die nachstehenden Links."

Es folgen dann links zu den einzelnen Bundesländern, unter anderem auch nach Berlin. Da mir auch nicht ansatzweise bekannt wäre, dass Berlin die Einreichung von Klagen an die Gerichte für zulässig erklärt hat, habe ich aus Interesse den link gedrückt. Gelandet bin ich auf der Seite von www.egvp.de. Was das soll, werde ich erfragen.

www.handelsregister.de

Die Registerdaten von 7 Bundesländern sind nicht verfügbar. Da fragt man sich, welche Daten man eigentlich noch abrufen kann, wenn fast kein Bundesland mehr online ist.

Zudem ist die Begrenzung in der Abrufzeit auf 10 Minuten nicht tragbar. Hat man sich vorher keine Gedanken darüber gemacht, was auf einen zukommt?

Umstellung der PIN´s auf der Signaturkarte

Ich habe eine anschauliche Darstellung als PDF-Datei erstellt, wie die persönlichen Identifikationsummern (PIN) auf der Signaturkarte auf eine frei wählbare und damit gut zu merkende Zahlenkombination umgestellt werden kann. Die Datei ist auf der Hompage der Berliner Notarkammer abrufbar, und zwar hier.

ZIP Dateien

Manche Kollegen versenden ohne Not ZIP-Dateien. Diese bereiten dem Registergericht mehr Mühe als gedacht. ZIP-Dateien sollten nur im Rahmen der Vertreterbestellung benutzt werden.

Unternehmensregister in Europa

Im company-registers finden Sie links zu allen Unternehmensregistern in Europa.

EGVP Problem gelöst

Zuerst:

1. Nette und kompetente Hotline von BOS. 2. Der Fehler tritt seit letzten Mittwoch auf. 3. Woran es genau liegt, kann keiner sagen. 4. Ursache scheint zu sein, dass der download nicht vollständig war, so dass nicht alle Anwendungen heruntergeladen wurden.

Lösung:

Desktopverknüpfung von EGVP löschen. Auf die Internetseite von www.egvp.de gehen und dort auf der linken Seite "Downloads" anklicken. Im nächsten Fenster unterhalb der dortigen Tabelle "EGVP Client Software" anklicken. Dann startet das Postfach.

Nun fehlt noch die Verknüpfung auf dem Desktop für den Start von EGVP.

Lösung:

Unter Windows den "Start- Button" drücken und dann "Ausführen" anwählen. In dem dortigen Feld eingeben "javaws" und "ok" drücken. Es öffnet sich das "Cache-Anzeigeprogramm für Java-Anwendungen". Dort müßte an oberster Stelle der "EGVP-Client" eingetragen sein. Das Menü "Anwendung" öffnen und "Verknüpfung installieren" auswählen. Dann ist die Verknüpfung wieder auf dem Desktop installiert.

Schwerer Ausnahmefehler bei EGVP

Nachdem ich EGVP gestartet habe, wurde ein Update ausgeführt. Am Ende des Updates kam diese Fehlermeldung. Pikant ist, dass ich seit eh und jeh als Administrator angemeldet bin. Das Ende vom Lied: Ich komme nicht mehr in mein Postfach. Damit kann ich natürlich auch keine HR-Anmeldungen wegschicken. Wie der Fehler zu beseitigen sein soll, ist mir vollkommen schleierhaft. Ich kann anderen auch keine Empfehlung geben, EGVP nicht zu starten, da mir nicht bekannt ist, ob der Fehler singulär ist. Wenn der Fehler nicht singulär ist, hat BOS mit einem Schlag alle Postfächer aller deutschen Notare lahmgelegt. Wer ähnliche Erfahrungen wie ich gemacht hat, kann und soll sich bitte melden. Ich werde am Montag bei BOS anrufen und anfragen, wie der Fehler beseitigt werden kann.

Support

Ich bitte darum, von telefonischen Support-Anfragen in meiner Kanzlei abzusehen. Fragen können jedoch gerne per e-mail gestellt werden, und zwar an folgende Adresse: elrv@gmx.de

Soweit ich dazu komme, werde ich alle Anfragen am Abend desselben Tages oder am nächsten Tag beantworten.

Übergangsfristen

Die Bundesnotarkammer hat auf ihrer Homepage eine gute Übersicht eingestellt, welche Länder Übergangsfristen für die Einreichung in Papierform gewähren und welche nicht. Bei den Ländern, die Übergangsfristen gewähren, sind auch die entsprechenden Zeiträumen genannt. Darüberhinaus sind die entsprechenden Rechtsverordnungen, soweit diese online abrufbar sind, verlinkt worden, so dass sich jeder selber über die gesetzlichen Voraussetzungen in den einzelnen Ländern informieren kann.

Datenpfad in EGVP

Wenn die Datenübergabe von XNotar an EGVP nicht klappt, dürfte dieses zu 95% am falschen Datenpfad liegen, auf dem die Daten von XNotar in EGVP übernommen werden. Zum Verständnis folgendes:

Bei der Installation von SigNotar und XNotar gibt es noch nicht die beiden Ordner "Nachrichten" und "FehlerhafteNachrichten". Diese werden erst bei der Installation von EGVP durch EGVP selber im ELRV-Datenordner angelegt. Der Ordner "Nachrichten" dient quasi als "Wartehalle" für die Daten, die aus XNotar heraus verschoben /versandt wurden. Damit EGVP diese Daten abholen und in den Client importieren kann, ist es notwendig, einen Datenpfad zu setzen. Dieses geschieht in EGVP über "Optionen" und "Importverzeichnis Fachdaten". Dort kann man händisch den Datenpfad eintragen oder über die Schaltfläche "Auswählen" zum ELRV-Datenordner gehen. Dort angelangt muss man nur noch den Ordner in den Datenpfad aufnehmen, der mit dem Namen des Notars gekennzeichnet ist. Wichtig: Es darf auf keinen Fall der Ordner "Nachrichten" in den Datenpfad mit aufgenommen werden. Beispielsweise könnte der Datenpfad so aussehen: "C:\ELRv-Daten\Mustermann bzw. Name des Notars. Dann klappt´s auch mit dem Amtsgericht.

Testanmeldungen in NRW auch in 2007 möglich

Wer sein System nach dem 01.01.2007 noch testen muss, kann entsprechende Anmeldungen auch jetzt noch zum Testgericht nach NRW schicken. Das Gericht ist sowohl aus XNotar wie auch aus EGVP heraus erreichbar. In XNotar ist es wie folgt bezeichnet: "#Testgericht EGVP NRW". Es ist in der Gerichtsliste in XNotar als letztes Gericht (nach Zwickau !) aufgeführt.

Neue Signaturkarte

Auf der Internetseite der Bundesnotarkammer findet sich etwas versteckt, aber immerhin, ein wichtiger Hinweis für all diejenigen, die ihre Signaturkarte durch dreimalige falsche PIN-Eingabe unbrauchbar gemacht haben, oder die sich eine Zweitkarte bestellen wollen. Zur entsprechenden Seite geht es über diesen link.

Behandlung von Anlagen in XNotar

Die Notarnet GmbH hat auf ihrer Webseite folgenden Hinweis zur Behandlung von Anlagen in XNotar gegeben:

"Fehlendes Dokumentdatum oder Stichtag: Für die Beauskunftung muss zumindest dieses Datum zwingend vorhanden sein, weil die Dokumente in der Registerübersicht nach Datum sortiert werden. Das manuelle Nachtragen dieser Information führt beim Registerbearbeiter zu erheblichem manuellen Mehraufwand. In der kommenden Version von XNotar wird das Datumsfeld wahrscheinlich als Pflichteingabefeld ausgestaltet".

Ich habe hierzu im Rahmen der Schulungen keine Hinweise gegeben, weil mir nicht bekannt war, wie die Software auf Seiten der Justiz arbeitet. Und hier liegt das grundsätzliche Problem. Die Justiz kennt unsere Software, da genügend Richter und Mitarbeiter die Gelegenheit hatten, sich die Software anzuschauen. Wir kennen aber nicht die Software auf Justizseite. Dann muss sich die Justiz auch nicht wundern, wenn für sie wichtige Datenfelder unberücksichtigt bleiben.

Falsche PIN-Eingaben

Wer dreimal eine falsche PIN eingegeben hat, muss sich grundsätzlich eine neue Signaturkarte besorgen. Es gibt keine Möglichkeit, die Karte zu entsperren. Ich habe bei der Bundesnotarkammer angeregt, das Verfahren für den zweiten Bestellvorgang noch einmal näher zu erläutern.

Im übrigen: Es dürfte sich für alle Kollegen empfehlen, sich bei Zeiten eine zweite Signaturkarte zu bestellen.

Keine Testanmeldungen mehr nach Charlottenburg

Das Registergericht hat mitgeteilt, dass Kollegen nach wie vor Testanmeldungen nach Charlottenburg senden. Das ich zwar verständlich, weil die Zeit zum Testen viel zu kurz war, gleichwohl aber nicht mehr zulässig. Charlottenburg befindet sich im Echtbetrieb.

Ich habe bei der Bundesnotarkammer schon nachgefragt, ob es noch irgendwo einen Testserver gibt, an den Testanmeldungen versandt werden können.

Im übrigen dürfte es sowieso sinnvoll sein, einen Testserver offen zu lassen, da man nach einem Systemabsturz prüfen muss, ob alle Programme richtig laufen.

Neue Registerplattformen

Seit dem 01.01.2007 ist das neue Unternehmensregister online. Hierüber können alle publikationspflichtigen Daten eines Unternehmens abgefragt werden. Eine Registrierung ist notwendig.

Für Notare dürfte das neu gestaltete Registerportal der Länder interessanter sein. Es vereinheitlicht den Zugang zu allen Handelsregistern der einzelnen Bundesländer. Mußte man sich früher in jedem Bundesland separat anmelden, reicht nunmehr die einmalige Anmeldung aus. Jeder Notar sollte sich umgehend anmelden, da eine schriftliche Registrierung notwendig ist.