Elektronisch beglaubigte Leseabschrift

Das Landgericht Hagen hat mit Beschluss vom 21.06.2007 zutreffend festgestellt, dass das Original einer Handelsregisteranmeldung nicht eingescannt werden muss, sondern dass eine Leseabschrift mit elektronischem Beglaubigungsvermerk genügt. Der Beschluss kann hier abgerufen werden.

Historischer Ausdruck über Länderportal nicht abrufbar

Seit Anfang des Jahres besteht die Möglichkeit, über das gemeinsame Registerportal der Länder auf sämtliche Handelsregisterdaten der einzelnen Registergerichte in der Bundesrepublik zuzugreifen. Das Länderportal löst damit als zentrale Zugangsstelle die Einzelzugänge zu den jeweiligen Länderportalen ab. Teilweise wurde schon angefragt, ob der vor dem 01.01.2007 beantragte Einzelzugang gelöscht werden kann. Dieses hätte sich in einem Fall für mich jedoch als fatal erwiesen. Ich musste in die Firmenhistorie einer Gesellschaft Einblick nehmen, da sich deren Firma geändert hatte, was aus dem aktuellen Abruf nicht ersichtlich war. Kenntnis konnte ich mir nur durch den "historischen Ausdruck" verschaffen. Der war über das gemeinsame Portal der Länder für eine in Charlottenburg registrierte Gesellschaft aber nicht abrufbar. Ein Anruf in Charlottenburg brachte Klarheit. Das Problem sei schon länger bekannt, wäre bisher aber noch nicht gelöst worden. Wenn ich noch einen lokalen Zugang nach Charlottenburg haben würde, könnte ich mir den historischen Ausdruck darüber verschaffen. Gesagt - getan. Tatsächlich konnte ich mir die entsprechende Datei über den lokalen Zugang ausdrucken. Das Problem ist nicht ganz verständlich, denn der Nutzer ruft die Daten nicht etwa von einem gespiegelten Server des Länderportals ab, sondern wird auf den Server, der die Daten für das zuständige Registergericht vorrätig hält, durchgeleitet. Eigentlich müßte der historische Ausdruck somit auch über das gemeinsame Länderportal abrufbar sein. Ich habe das Problem gemeldet. Man versprach, für Abhilfe zu sorgen.

Drehen von Seiten

Manche Anlagen zu Dokumenten liegen dem Notar nur im Querformat vor. Werden diese gescannt und anschließende nicht so gedreht, dass man sie im Hochformat lesen kann, stellt dieses für den Bearbeiter bei Gericht eine Zumutung dar. Alle Seiten eines TIFF-Dokumentes müssen prinzipiell im Hochformat vorliegen und lesbar sein. Sucht man allerdings bei SigNotar nach einer Funktion, eine nach dem Scannen quer vorliegende Seite so zu drehen, dass sie im Hochformat lesbar ist, sucht man vergebens. SigNotar bietet keine entsprechende Funktion an. Wie kann man die Seite trotzdem drehen?

Man scannt den Vorgang ganz normal und legt die Datei nebst Beglaubigungsvermerk in der Zwischenablage von SigNotar ab. Dann geht man über den Windows-Explorer in die Zwischenablage von SigNotar und ruft die entsprechende Datei mit einem Doppelklick auf. Nunmehr öffnet sich das mit der Bilddatei verknüpfte Bildbearbeitungsprogramm. Die Bildverarbeitungsprogramme weisen fast alle eine Funktion zum Drehen einzelner Seiten auf. Nun dreht man die entsprechende Seite und speichert die Datei erneut.

Signatur der Liste der Gesellschafter

Mich erreichen derzeit gehäuft Anfragen, ob Zwischenverfügungen der Registergerichte zu Recht erfolgen, wenn der Notar eine nicht signierte Liste der Gesellschafter übersendet, die statt der Unterschrift des Geschäftsführers nur einen "gez-Vermerk" enthält.

Gemäß § 12 Abs. 2 Satz 2 HGB genügt die Übermittlung einer elektronischen Aufzeichnung des Originals, also eines einfachen scans, wenn eine Urschrift oder eine einfache Abschrift einzureichen oder für das Dokument die Schriftform bestimmt ist. Das bedeutet für die Liste der Gesellschafter folgendes:

Die Liste der Gesellschafter war früher im Original einzureichen. In elektronischer Form reicht demzufolge eine einfache Bilddatei des Originals aus. Diese Bilddatei muss natürlich die Unterschrift des Geschäftsführers in ihrer handschriftlichen Form und nicht nur als "gez-Vermerk" abbilden. Es muss sich also um eine 1:1 Kopie des Originals handeln.

Soll die Unterschrift nicht als Bilddatei an das Registergericht übermittelt werden, gibt es nur einen Weg, dieses zu bewerkstelligen. Der Notar muss von dem Original eine elektronisch beglaubigte Abschrift fertigen (gez-Vermerk) und diese signieren. Erfolgt letzteres nicht, erfolgt die Beanstandung des Registergerichts zu Recht.

Hardware-Zertifikat und EGVP

Manche Kollegen haben bei der Anlage des Postfaches in EGVP kein Software-Zertifikat (PIN), sondern den Zugang per Signaturkarte gewählt. Diese Vorgehensweise wird dann problematisch, wenn der Notar in Urlaub gehen will und vertreten werden muss. Da eine Weitergabe der Signaturkarte nicht zulässig ist, kann der Vertreter in EGVP nicht das Postfach öffnen. Es ist deshalb notwendig, das Hardware-Zertifikat in ein Software-Zertifikat zu ändern. Nur nebenbei sei bemerkt, dass die hierfür benötigte PIN nicht der strengen Geheimhaltung unterliegt wie die PIN auf der Signaturkarte. Mitarbeiter dürfen den Zugangscode zum Postfach somit ruhig wissen.

Die Änderung erfolgt in der Weise, dass man zunächst den Zugang über die Karte vornimmt und in EGVP dann in der oberen Leiste den Button "Postfach" und dann "bearbeiten" wählt. Schneller geht es mit der Kurzwahl (shortcut) "Strg+1". Dann wird ein Bild aufgeblendet, in dem die Einstellungen des Postfaches bearbeitet werden können. Hier geht man auf "Grundeinstellungen" und "Erstellen … eines Software-Zertifikats".

 

Nochmals: Scannen alter Dokumente durch das Registergericht

In meinem vorherigen Beitrag habe ich dargestellt, aufgrund welcher Rechtsgrundlage das Registergericht verpflichtet ist, ein Papierdokument in ein elektronisches Dokument umzuwandeln. Hier stelle ich dar, wie die Anforderung auszusehen hat.

Das Registergericht muss die Umwandlung eines Dokumentes nur auf Antrag vornehmen. Dieser Antrag sollte über XNotar gestellt werden, und zwar im "Bemerkungsfeld". Ein Hinweis auf § 61 III EGHGB ist sicherlich sinnvoll. Auch sollte man genau angeben, welche Dokumente man benötigt. Die Anforderung sollte mit dem Bemerken abgeschlossen werden, dass eine Benachrichtigung gewünscht ist, wenn die angeforderten Dokumente eingescannt sind.

Scannen alter Dokumente durch Registergerichte

Wer ein vor dem 01.01.2007 in Papierform beim Registergericht vorliegendes Dokument elektronisch einsehen möchte, wird zumeist auf Schwierigkeiten stoßen, da solche Dokumente noch nicht elektronisch vorgehalten werden. Wer bei dem entsprechenden Gericht allerdings das Einscannen eines solchen Dokuments beantragt, kann schon manch kuriose Antwort bekommen. So hat mir das Amtsgericht Freiburg i.Br. auf meine entsprechende Bitte, die letzte Satzung einer AG für eine Bescheinigung nach § 181 AktG einzustellen, mitgeteilt, dass sie dieses nicht machen würden. Sie könnten mir aber eine beglaubigte Abschrift der Satzung schicken. Das Amtsgericht Charlottenburg hat mir auf eine ähnliche Anfrage mitgeteilt, dass ich die Papierurkunden dort einsehen könnte.

So geht das nicht.

Die Rechtsgrundlage für die Verpflichtung der Gerichte, Papierdokumente als elektronisches Dokument offenzulegen, ergibt sich aus § 61 Abs. 3 HGB. Der rückwärtige "Vorhaltezeitraum" beträgt 10 Jahre. Stichtag ist der 01.01.2007. Der Gesetzeswortlaut lautet: Nach Eingang eines Antrags auf Offenlegung als elektronisches Dokument werden Schriftstücke, die innerhalb des dem Antrag vorausgehenden Zeitraums von zehn Jahren bei dem Registergericht in Papierform eingereicht worden sind, in ein elektronisches Dokument übertragen; § 8b Abs. 4 Satz 2 des Handelsgesetzbuchs gilt entsprechend. Soweit eine Rechtsverordnung nach Absatz 1 Satz 1 erlassen wird, sind die nach dem 31. Dezember 2006 in Papierform eingereichten Dokumente unverzüglich in ein elektronisches Dokument zu übertragen.

Update SigNotar Pilotversion

Das letzte Update von SigNotar (Pilotversion) hat einige wichtige Änderungen gebracht, die hier kurz skizziert werden sollen.

Es wurden Fehler beim "Notarvertreter" beseitigt (ZIP-Generierung), so dass dieser Bereich nunmehr funktionstüchtig sein sollte. Wer derzeit mit einem Notarvertreter im Büro arbeitet, sollte auf die Pilotversion aktualisieren. Den entsprechenden Eintrag (Häkchen) findet man unter "Optionen" in SigNotar.

Die Beglaubigungsvermerke sind nochmals aktualisiert worden. Nunmehr wird im Vermerk gemäß § 39 a Satz 5 BeurkG auch der Ort angegeben, an dem die Beglaubigung erfolgt. Damit ist nunmehr dem Beurkundungsgesetz auch in formaler Hinsicht vollständig Genüge getan. Damit der Ort auch im Vermerk ausgegeben wird, muss ein entsprechender Eintrag bei SigNotar erfolgen, und zwar in der "Nutzerverwaltung" und nicht bei "Optionen", wie man hätte denken können. Ruft man die "Nutzerverwaltung" auf, befindet sich dort nunmehr ein Feld "Gemeinde der Büroanschrift des Notars". Gemeint ist hiermit der Amtssitz des Notars. Vielleicht sollte man die Bezeichnung dahingehend ändern. Oder man spricht von der "Geschäftsstelle", so wie es in § 10 BNotO vorgegeben ist. Nach dem Eintrag der Geschäftsanschrift das Speichern nicht vergessen. Dann wird die Angabe auch jeweils übernommen.

Im ELRV-Datenordner befindet sich ein neuer Ordner, der mit "SigNotarRtfSamples" bezeichnet ist. Mit "xxxRtfSamples" sind Mustervorlagen (Samples) der Beglaubigungsmerke in der Form "Rich Text Format" (rtf) gemeint. Im Ordner "Vorlagen" wurden die alten Beglaubigungsvermerke - nach Zustimmung durch den Nutzer - in "xxx.alt" umbenannt. Die neuen Vermerke haben ein "xxx.neu" als Endung.

Neue Karten des Bundesnotarkammer

Zum Ende diesen Jahres laufen die bisherigen Signaturkarten der Bundesnotarkammer aus. Alle Kollegen, die eine Karte der BNotK haben, werden gesondert angeschrieben, müssen sich also nicht von sich aus um eine neue Karte bemühen.

XNotar und Eigenschöpfung

XNotar bildet nicht alle möglichen Anmeldefälle ab, sondern nur Teilbereiche. Insbesondere im Personengesellschaftsrecht (KG) sind die Möglichkeiten, Veränderungen im Bestand von Kommanditisten anzumelden, beschränkt. Man kann nun auf die Idee kommen, einen anderen Anmeldefall so "hinzubiegen", dass das Ergebnis einigermaßen passt. Dieses ist nicht sinnvoll. Fälle, die mit den Standardanwendungen von XNotar nicht abgearbeitet werden können, müssen als Auffangfall angemeldet werden. Alles andere bereitet dem Registergericht fast unüberwindliche Schwierigkeiten und führt zu Verzögerungen in der Bearbeitung.

Zahlungsbelege und Beauskunftung

Viele Notare reichen dem Registergericht bei Gründung einer GmbH einen Nachweis über die Einzahlung der Stammeinlagen ein. Ob dieses in jedem Fall notwendig ist, mag an anderer Stelle diskutiert werden. Sinnvoll ist es jedoch, die Zahlungsbelege nicht der öffentlichen Beauskunftung zugänglich zu machen. Das wäre dann so, als ob man seine Kontoauszüge an ein schwarzes Brett heftet. Da es sich bei diesen Informationen nicht zwingend um veröffentlichungspflichtige Daten handelt, kann man deren Veröffentlichung auch untersagen. Folgender Mustertext kann in die Urkunden aufgenommen werden:

Die Belege über die Einzahlung der Stammeinlagen dienen nur als Nachweis für das Registergericht und sollen / dürfen nicht der öffentlichen Beauskunftung zugänglich gemacht werden.

Update elektronischer Rechtsverkehr

Die ersten beiden Veranstaltungen waren schnell ausgebucht. Dementsprechend wird es am 20. Juni 2007 von 09.30 Uhr bis 12.00 Uhr eine weitere Veranstaltung geben. Bitte beachten Sie die Ankündigungen der Berliner Notarkammer.

HR-Anmeldungen für Kollegen

Es gibt Kollegen, die nach wie vor nicht mit den technischen Gegebenheiten zurechtkommen und Anmeldungen zum Handelsregister nicht versenden können. Für diese Kollegen besteht die Möglichkeit, die Anmeldung über meine Kanzlei abzuwickeln. Die weiteren Einzelheiten können mit meinem Sekretariat (Frau Fraenkel) besprochen werden.

Elektronisch beglaubigte Abschrift

Es gibt eine erste veröffentlichte Entscheidung zur Zulässigkeit einer elektronisch beglaubigten Abschrift, auf der weder die Unterschriften des Mandanten noch die des Notars vorhanden waren. Die Entscheidung ist veröffentlicht in RNotZ 2007 Seite 164 (LG Chemnitz, Beschluss vom 08.02.2007 - 2 HK T 88/07).

Der Leitsatz in der RNotZ lautet:

"Bei der Fertigung einer elektronischen beglaubigten Abschrift einer Handelsregisteranmeldung ist maßgeblich allein der inhaltliche Gleichlaut mit der Urschrift. Die elektronische Abschrift muss keine mit dem Original bildlich identische Abbildung des Dienstsiegels und der Unterschriften enthalten."

Wo soll das enden?

Ich habe unter dem 19.04.2007 zwei Anträge auf Eintragung einer Gesellschaft gestellt. Heute (07.05.2007) wollte ich die AR-Nummer wissen. Die zentrale Poststelle teilte meinem Büro auf Anfrage mit, dass es noch keine AR-Nummer geben würde, da man heute erst bei der Bearbeitung der Vorgänge vom 16.04.2007 sei. Es besteht also ein Rückstand von 3 Wochen allein in der Vorprüfung von Dateien, noch nicht einmal in der direkten Bearbeitung. Ich denke, dass es so nicht weitergehen kann. Wo der Fehler genau liegt, kann ich nicht sagen. Dass die Poststelle aber wahrscheinlich unterbesetzt ist, kann man erahnen.

Wo soll das enden?

Update elektronischer Rechtsverkehr

Ich werde am 30. und 31. Mai 2007 jeweils von 09.30 Uhr bis 12.00 Uhr in den Räumen der Steuerberaterkammer Berlin in der Littenstraße die schon lange angekündigte und versprochene Veranstaltung zum elektronischen Rechtsverkehr abhalten. Hier können Sie sich anmelden: Update elektronischer Rechtsverkehr

Spiegeln von EGVP

Wenn der Rechner, auf dem sich EGVP befindet, einen Plattencrash hat, ist auch das Postfach weg und wahrscheinlich auch alles übrige inclusive XNotar und SigNotar. Ich empfehle deshalb, alle drei Programme noch einmal auf einem separaten Rechner "vorrätig" zu halten, mit dem dann weitergearbeitet werden kann. Die Installation von XNotar und SigNotar bereitet keine Probleme. Die Installation von EGVP ist schon problematischer, da das alte Postfach verwandt werden soll. Hier gilt folgendes:

Sie müssen den gesamten Ordner, in dem sich EGVP befindet, nebst allen Unterordnern auf den neuen Rechner kopieren. EGVP findet man unter xxx/xxx/osci_governikus/xxx. Um den Ordner zu finden, kann man EGVP öffnen und in der Titelzeile nachsehen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, über die Suchfunktion des Rechners nach der "govello20.properties" zu suchen. Diese Datei enthält nur eine einzige Information, nämlich den Datenpfad, der auf EGVP verweist.

Wenn der Kopiervorgang beendet ist, lädt man von der Seite www.egvp.de die Software herunter und installiert EGVP quasi neu. Das Programm fragt, ob es ein neues Postfach anlegen soll oder ob man ein vorhandenes nutzen will. Letzteres ist der Fall. Es muss nunmehr der Datenpfad zu dem Ordner gesetzt werden, in welchen der Ordner "osci_governikus" kopiert wurde. Wird dieser korrekt ausgewählt, öffnet sich das Postfach mit der bisherigen Pin. Hat man einen falschen Datenpfad gesetzt, dann unbedingt die Installation abbrechen und den richtigen Datenpfad manuell in der "govello20properties" einstellen. Die Datei kann mit jedem beliebigen Texteditor geöffnet werden. Zur Sicherheit noch einmal in die "govello20properties" des ursprünglichen Verzeichnisses hineinschauen und sich dort den Datenpfad anschauen. So, wie dort die letzte Dateiendung lautet, so muss sie auch bei der neuen Installation lauten. Hört sich ein bisschen kompliziert an, ist es aber eigentlich nicht. Ich hatte auch zuerst den falschen Pfad gesetzt und ihn dann einfach über die "govello20properties" korrigiert.

Aber Achtung: Es bestehen nun 2 Postfächer. Wer zuerst auf eine Datei zugreift, hat diese auf dem Rechner. Es handelt sich also um keine Netzwerkinstallation.

Weiterleitung von EGVP Daten

Es kommt bei der Anmeldung einer Zweigniederlassung oder Sitzverlegung vor, dass das abgebende Gericht dem annehmenden Gericht nicht alle Daten mitliefert und der Notar aufgefordert wird, die letzten Daten noch einmal anzuliefern. Das führt zu Unmut bei den Kollegen, ist aber nicht so dramatisch. Wenn die versandten Dateien noch vorhanden sind, kann eine Weiterversendung an ein anderes Gericht erfolgen, wenn man die entsprechende Datei mit der rechten Maustaste anklickt. Das Menü, was sich dann öffnet, sieht die Weiterleitung an eine anderes Gericht vor.

Im übrigen kann man alle Daten, die man an das Gericht schickt, auch per e-mail dem Mandanten zukommen lassen. Auch hier wird über die rechte Maustaste das Menü aufgerufen und dann der Versand per e-mail ausgewählt. Überflüssige Dateien können aus dem e-mail Anhang gelöscht werden.

Vorprüfung

Es kommt gelegentlich vor, dass man in einer HR-Registersache unsicher ist, wie materiellrechtlich oder formalrechtlich zu verfahren ist. Ein Gespräch mit dem zuständigen Registerrichter/Rechtspfleger hilft hier in der Regel weiter. Aufgrund des Geschäftsverteilungsplans, der im übrigen auf der Homepage von Charlottenburg veröffentlicht ist, lässt sich der zuständige Bearbeiter des Gerichtes jedoch nicht genau genug eingrenzen. Im übrigen sind die Richter und Rechtspfleger derzeit telefonisch schwer erreichbar. Ein Vorprüfungsverfahren würde helfen. Die Notarkammer Berlin und die Registerrichter/Rechtspfleger haben sich deshalb auf folgendes Verfahren geeinigt:

Das Notariat fertigt eine Anmeldung pp. in der Form, in der sie auch zur Einreichung gelangen soll, also mit ordnungsgemäßen Begleitdaten und signierten Anlagen. Im Bemerkungsfeld von XNotar wird vermerkt, dass es sich lediglich um eine Vorprüfung oder Vorabanfrage. Mit dem Eingang beim Registergericht wird damit eine AR-Nummer generiert und der zuständige Richter / Rechtspfleger bestimmt. Dieser kann dann aufgrund der eingereichten Dokumente und einer ggf. notwendigen Beschreibung der Frage in einem gesonderten Anschreiben oder im Bemerkungsfeld von XNotar (Achtung: nur 250 Zeichen) die notwendige Auskunft erteilen.

Direktversand über EGVP

EGVP gibt die Möglichkeit, Dateianlagen direkt zu versenden. Hiervon sollte grundsätzlich kein Gebrauch gemacht werden, da es eines Konvertierungsvorganges bedarf, um die Anlagen in das AUREG-System zu übernehmen. Dieses ist sehr zeitaufwendig und eine (1) Ursache dafür, dass die Bearbeitung von HR-Anmeldungen teilweise so lange dauert. Also: Die Antwort auf eine Zwischenverfügung oder das Nachsenden einer Anlage sollte ausschließlich über XNotar erfolgen. Hier sind alle Zuordnungsdaten vorhanden, so dass die Datei entsprechend schnell weitergeleitet werden kann. Manche Kollegen führen hiergegen an, dass sie nicht noch einmal Daten eingeben wollen und dementsprechend lieber den Direktversand über EGVP wählen. Das ist jedoch nur ein Scheinargument. Da alle Daten schon einmal eingegeben waren, können diese mühelos für den neuen Versand genutzt werden, in dem man hierfür die ursprüngliche Datei aus dem Ordner "AbgegebeneNachrichten" benutzt.

Angabe des Dokumentennamens

Große Probleme bereitet die teilweise falsche, teilweise ungenaue Bezeichnung der Dokumentenart in XNotar.

Im Modul "Anlagen/Dokumente" ist das Dokument zu bezeichnen. Die Bezeichnung ist Grundlage für die Beauskunftung. Ist die Bezeichnung falsch oder ungenau, muss hier von den Registerrichtern händisch nachgearbeitet werden. Dieses kostet eine enorme Zeit. Teilweise fehlen auch ausreichende Bezeichnungen in der hinterlegten XJustiz-Liste. Das Feld "Beschreibungen", mit dem ein nicht aufgeführter Dokumententyp gesondert bezeichnet werden kann, wird bei AUREG gar nicht angezeigt, so die Registerrichter.

Limited

Die Anmeldung einer Limited muss über einen sog. Auffangfall erfolgen. Keinesfalls darf die Limited als inländische Zweigniederlassung angemeldet werden.

Treffen mit Vertretern des Handelsregisters

Am 18.04.2007 fand ein Treffen von Vertretern der Notarkammer Berlin und dem Registergericht Berlin zu einem ersten Erfahrungsaustausch statt. In den nachfolgenden Artikeln habe ich das zusammengefasst, was an uns herangetragen wurde. Die von uns angesprochenen langen Bearbeitungszeiten wurden dahingehend erklärt, dass bis Ende April technische Schwierigkeiten bestehen, die zu erheblichen Verzögerungen in der Arbeit führen. Wir werden sehen.

Schlechte Scans

Ich habe mir neulich in Charlottenburg den Ablauf des elektronischen Rechtsverkehrs zeigen lassen und hierbei festgestellt, dass die eingelieferten Bilddaten der Kollegen teilweise so schlecht sind, dass es schon fast einer Zumutung gleichkommt, diese zu bearbeiten.

1. Die Übersendung einer Bilddatei, auf der Schnur und Siegel zu sehen ist, ist überflüssig, soweit es sich nicht gerade um eine Fremdurkunde handelt. Das Siegel ist nicht lesbar und die Schnur verdeckt teilweise die Schrift.

2. Handschriftliche Anmerkungen werden nicht in eine Reinschrift umgesetzt, sondern einfach so eingescannt. Teilweise sind die Sachen noch nicht einmal lesbar. Bei einem scan mit 200 dpi läuft die Schrift auch zu, so dass man am Bildschirm sowieso nichts mehr lesen kann.

In der Praxis sollte es doch möglich sein, von den Originalen Leseabschriften zu fertigen. Dies hat dazu den unschätzbaren Vorteil, dass die Originalunterschriften nicht auf der Urkunde sind.

Treffen mit den Handelsrichtern

Ein Teil der Vorstandsmitglieder der Notarkammer Berlin und ein Teil der Registerrichter aus Charlottenburg treffen sich Mitte April zu einem ersten Erfahrungsaustausch. Wer Anregungen oder Kritik hat, kann mir diese gerne zukommen lassen. Ich werde sie, so berechtigt, im Rahmen der Sitzung vortragen.

Langsame Poststelle?

Nachdem ich meine Grundkurse beendet habe, kann ich mich wieder ein bisschen dem Blog widmen. Die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten in Charlottenburg scheinen derzeit bei circa 21 Tagen zu liegen, jedenfalls ist das meine Erfahrung. Wie sieht es bei Ihnen aus?

Ein Problem scheint dabei die zentrale Poststelle zu sein, bei der alle Daten eingehen. Hier liegt die Weiterbearbeitungszeit (sprich auch die reine Weiterleitungszeit) bei circa 3 Tagen, was in Bezug auf ordnungsgemäß erstellte Dateien weder akzeptabel noch erklärlich ist. Auch ist nicht ganz einsichtig, warum die Weiterleitung aus der Poststelle an die einzelnen Fachanwender nur um 12.00 Uhr und am Dienstende erfolgt. Wenn man Vorgänge schon zusammenfasst, dann bitte sinnvoll, also zum Beispiel zu jeder vollen Stunde oder alle zwei Stunden.

Urschrift HR-Anmeldung

Bisher wurde die Urschrift der Handelsregisteranmeldung zum Handelsregister eingereicht. Nach der Änderung durch das EHUG in Bezug auf die Zeichnung der Unterschrift/Firma ist dieses nicht mehr notwendig. Was passiert mit der Urschrift der Anmeldung? Kann sie zur Urkundensammlung genommen werden und damit das Vermerkblatt ersetzen oder ist sie an den Beteiligten herauszugeben?

Die Antwort darauf gibt - wie in so vielen Fällen - das Gesetz, und zwar § 45 Abs. 3 BeurkG. Danach ist die Urschrift einer Urkunde, die in der Form eines Vermerks verfasst wird, auszuhändigen, wenn nicht die Verwahrung verlangt wird. Das bedeutet, dass die Urschrift zwingend dem Beteiligten zu übergeben ist, es sei denn, dass etwas anderes vereinbart ist. Da es dem Beteiligten schlichtweg egal sein wird, ob er die Urschrift, eine beglaubigte Abschrift oder lediglich eine Kopie bekommt und gemäß § 45 Abs. 1 Urschriften von Niederschriften in 99% der Fälle sowie beim Notar zu verbleiben haben, bietet es sich an, mit den HR-Anmeldungen ebenso zu verfahren. Allerdings muss hierfür der Wille des Beteiligten eindeutig darauf gerichtet sein, dass die Urschrift des Vermerks beim Notar verwahrt wird. Ich empfehle deshalb, in die HR-Anmeldung zum Schluss folgenden Satz aufzunehmen:

"Der Beteiligte / die Beteiligten wünschen die Verwahrung der Urschrift durch den Notar".

50 Anlagen und 30 MB

Das Amtsgericht Charlottenburg teilt mit, dass EGVP-Nachrichten an das Postfach "Amtsgericht Charlottenburg (Register)" nun mit bis zu 50 Dateianhängen und einer Größe von maximal 30 MB versehen werden können.

Das ist mehr als vorher, aber meiner Ansicht nach noch nicht genug.

Erfahrungen mit dem elektronischen Rechtsverkehr

Zwei Kollegen haben mir ihre Erfahrungen mit dem elektronischen Rechtsverkehr geschildert. Zudem erhalte ich alle zwei drei Tage einen "Notruf", dass etwas nicht "geht". Kürzlich betraf ein Hilferuf die Beschränkung der Dateianlagen, davor die der Dateimenge. Ich denke, es ist Zeit, eine erste Bilanz zu ziehen und zu sammeln, wo es "hakt und quietscht". Im Klartext: Alle Kollegen können mir unter der e-mail Anschrift elrv@gmx.de ihre Erfahrungen mit dem elektronischen Rechtsverkehr und dem Amtsgericht Charlottenburg schildern. Aber bitte nicht nur meckern, sondern auch konstruktive Vorschläge zur Abänderung unterbreiten. Ich werde die Mittelungen sammeln, auswerten und der Präsidentin des Amtsgerichts Charlottenburg mit der Bitte unterbreiten, Abhilfe zu schaffen.

P.S. Die Handelsrichter und Rechtspfleger können mir selbstverständlich auch ihre Erfahrungen mit den Notaren schildern. Ich werde diese ebenfalls auswerten und publizieren.

Beschränkung bei Dateianlagen und Dateigröße

Es ist wieder einmal kaum zu glauben. Die Anzahl der beizufügenden Anlagen bei EGVP ist für das Amtsgericht Charlottenburg auf 10 inclusive Signaturdateien begrenzt. Die Dateigröße darf ebenfalls nicht mehr als insgesamt 10 MB betragen. Offensichtlich eine magische Zahl.

Wie kommt es zu solchen Begrenzungen und was wird damit bezweckt?

Hier kann man nur mutmaßen. Fest steht, dass EGVP generell in der Lage ist, die Anzahl der Anlagen und die zu übertragende Dateimenge softwareseits zu begrenzen. Diese Möglichkeit fanden anscheinend alle Bundesländer so verlockend, dass sie hiervon Gebrauch gemacht haben, allerdings in unterschiedlicher Form. So haben die Bundesländer Bayern, NRW, Hessen und Hamburg die Zahl der zu übermittelnden Anlagen gleich von 10 auf 50 hochgesetzt und die Dateigröße von 10 MB auf 30 MB erhöht. Zu beachten ist aber, dass bei der Anzahl der Anlagen die Signaturdateien mitzählen, tatsächlich also jeweils nur die Hälfte "echte" Anlagen = Tiff-Dokumente sind. Das bedeutet derzeit für Charlottenburg: Wer mehr als 5 Dokumente + 5 Signaturdateien übersenden will, muss seine Anmeldung teilen, so dass die Dateimenge nicht überschritten wird. Hierzu fällt mir wirklich nichts mehr ein.

Da die Anlagenbeschränkung sowie die MB-Größe für jedes Amtsgericht individuell konfigurierbar ist, werde ich die Präsidentin des Amtsgericht Charlottenburg bitten, bei BOS einen (notwendigen) Antrag zu stellen. Die Anzahl der Anlagen sollte dann 1000 betragen und die MB-Größe 200. Das sollte reichen.

FAQ von BOS

Die Firma Bremen Online Services (BOS), verantwortlich für die Software EGVP, hat nunmehr eine eigene Seite erstellt, die häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ) zum EGVP-Client zusammenfasst. Ich habe mir die Seite angesehen. Die meisten vorkommenden Probleme werden dort angesprochen und gut erklärt. Wer also ein Problem mit EGVP hat, sollte ausschließlich dort und nicht mehr unter www.egvp.de nachschauen. Diese Seite wird nämlich vom Bundesfinanzhof betrieben und nicht von BOS. Hier der link zu dieser Seite.

3. und 4. Grundkurs SigNotar, XNotar und EGVP

Da die beiden ersten Kurse innerhalb von 2 Stunden ausgebucht waren, werde ich zwei weitere Kurse anbieten. Bitte beachten Sie die Ausschreibung der Notarkammer Berlin.

Grundkurs SigNotar, XNotar und EGVP

Ich habe mich entschlossen, zwei weitere Veranstaltungen zu dem Thema anzubieten, da viele Kolleginnen und Kollegen sowie deren Mitarbeiter offensichtlich die bisherigen Kurse nicht besuchen konnten. Inhaltlich wird es um die nachstehenden Themen gehen. Geplant sind derzeit der 14. und 15.02.2007 von 09. - 12.00 Uhr in der Notarkammer. Kosten: 50,-- EUR.

1. EHUG – Änderungen zum 01.01.2007
2. Umwandlung einer Textdatei in eine TiFF-Datei ohne Scanner
3. Beglaubigte Abschriften mit und ohne Unterschrift des Notars
4. SigNotar
1. Ordnerstrukturen
2. Anfügen des Beglaubigungsvermerks
3. Signaturvorgang
4. Signaturvorgang ohne SigNotar
5. XNotar
1. Arbeitsschritte bei XNotar
2. Änderungen nach Abschluss aller Eingaben
3. Versand an EGVP
6. EGVP
1. Einstellungsoptionen bei EGVP
2. Signatur und Versand
3. Ausdruck der Empfangsmitteilungen

Probleme beim Versenden mit EGVP

Derzeit bestehen zwei nicht unerhebliche Probleme beim Versand mit EGVP, die zum Abbruch der Datenverbindung führen können. Einmal sind die Dateimengen zu groß. Zum anderen scheint auch die Anzahl der Dateianlagen ein Problem zu sein.

1. Größe der Dateien:
Bis 10 MB sollte eigentlich kein Problem mit EGVP auftauchen. Diskutiert werden derzeit 30, 50 und 100 MB. Laut BOS soll EGVP auch Dateien bis zu 100 MB versenden können. Das Problem soll beim Anwender liegen, was so allerdings nicht unbedingt richtig ist. Zutreffend ist, dass die Fehlerquelle durchaus beim Anwender - sprich Notar - liegen kann. Wer einen Proxy benutzt, hat wohl in jeder Hinsicht Probleme, und zwar nicht nur mit dem Versand. Gleiches kann für Betreiber mit einem Kanzleinetzwerk gelten, je nachdem, wie dieses konfiguriert ist. Wer seinen Internetzugang über ISDN betreibt, darf sich ebenfalls nicht wundern, wenn er große Datenmengen nicht in absehbarer Zeit auf den Govello-Server "schaufeln" kann.

Ein großes Problem liegt aber auch bei den Betreibern der Govello-Server in den einzelnen Bundesländern. Dort wird das sog "time-out" so niedrig eingestellt, dass ein Abbruch schon teilweise nach 15 Minuten erfolgt. Bei dem "time-out" handelt es sich um eine zeitliche Vorgabe, wie lange eine Datenübertragung maximal dauern darf bis ein Abbruch erfolgt. Der Grund für eine solche zeitliche Beschränkung liegt u.a. in der Angst begründet, man könnte Opfer eines Hacker-Angriffs (DOS etc.) werden. BOS selber gibt als Vorgabe für ein time-out ein zeitliches Limit von 3600 Sekunden, also eine Stunde, an. Die Software einiger OSCI-Manager scheint aber so eingestellt zu sein, dass schon nach 15 Minuten Schluss ist. Das sollte sich ändern. Also: Alle Govello-Server-Betreiber, bitte das "time-out" auf den Wert von BOS hochsetzen.

Wer große Datenmengen versendet, sollte sich aber auch fragen, ob dieses wirklich notwendig ist. Ganz offensichtlich prouduzieren Notare derzeit unnötig große Datenmengen, weil die Einstellungen im Scanner oder in SigNotar nicht richtig gesetzt werden. Als Beispiel folgendes: Ich kann ohne Probleme eine einzige DIN A 4 Seite mit 10 MB oder 23 kb produzieren, je nachdem, welchen Kompressionsfaktor ich über die Software eingestellt habe. Grundsätzlich gilt: Wer SigNotar benutzt, sollte den DPI-Faktor auf 200 einstellen. Das reicht vollkommen aus. Der Scanner darf nicht in Farbe und nicht in Graustufen scannen. Sinnvollerweise sollte man sich den Herstellerdialog vor dem Scannen anzeigen lassen (kann man in SigNotar einstellen), damit man die Einstellungen noch einmal überprüfen kann.

2. Anzahl der Anlagen
Die Anzahl der Anlagen scheint ebenfalls ein Problem beim Versand zu sein. In einigen Bundesländern dürfen nicht mehr als 1o (In Worten: Zehn) Anlagen übermittelt werden!!!! Hier waren echte Praktiker am Werk, die noch nie in ihrem Leben eine Registeranmeldung mit mehreren hundert Kommanditisten gesehen geschweige denn vollzogen haben. Interessant ist auch, dass die Anlagenbeschränkung von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein kann.

Das ist Föderalismus pur.

Eintragungsmitteilung ab sofort per EGVP

Das Amtsgericht Charlottenburg versendet ab heute Eintragungsmitteilungen per EGVP, soweit die Antragstellung elektronisch per EGVP erfolgte.

Übergangsfrist endet

Ende Januar endet die Übergangsfrist für die Anmeldung in Papierform. Danach ist nur noch eine Anmeldung in elektronischer Form zulässig. Wenn Charlottenburg so agiert wie andere Amtsgerichte im RegisStar-Verbund, kommen Anmeldungen in Papierform, die nach dem 01.02.2007 beim Amtsgericht eingehen, wieder zurück. Also: gleich in elektronischer Form anmelden.

Anmeldezeiten

Was viele erwartet haben, ist eingetreten. Im Augenblick dauert die Bearbeitung einer elektronischen Anmeldung doppelt so lange wie eine Anmeldung in Papier. Das wird sich sicherlich noch ein bißchen ändern. Fragt sich nur wann.

Neue Hinweise des Berliner Registergerichts

Hinweise des Berliner Registergerichts
für die elektronische Einreichung von Anmeldungen und Dokumenten
zum Handels- Genossenschafts- und Partnerschaftsregister
(Version 1.5)

Die Notarkammer und das Amtsgericht Charlottenburg haben sich auf folgende organisatorisch-technische Hinweise verständigt, die bei Bedarf fortlaufend ergänzt werden:

• Jeder Notar muss sich ein eigenes „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP) einrichten (Näheres in der Bekanntmachung aufgrund §§ 2 und 3 ERVJustizV). Die Nutzung eines Postfachs durch mehrere Notare ist nicht zulässig.

• Bei den mittels EGVP einzureichenden Dokumenten ist darauf zu achten, dass die erforderlichen Anlagen (Gesellschaftsvertrag/Satzung, Liste der Gesellschafter, Bilanzen z.B. an-lässlich einer Verschmelzung, Berichte, Genehmigungen, Vollmachten, Vertretungsnachwei-se, Beschlüsse, Abtretungsurkunden etc.) nicht mit der Anmeldung in einer Datei zu-sammengefasst werden. Die getrennte Einreichung gilt nicht für Anlagen gemäß § 9 Abs. 1 Satz 2 und § 14 BeurkG. Hintergrund ist, dass die Dokumente einzeln über das Internet beauskunftet werden, so dass eine klare inhaltliche und formale Trennung die Erkennung und die Verständlichkeit der Dokumente im Online-Abruf erhöht sowie die Bearbeitung durch das Gericht erleichtert.

• Es würde die Arbeit des Gerichts wesentlich erleichtern, wenn die Dateinamen der einzelnen Dokumente bereits einen Rückschluss auf den Inhalt zuließen (z.B. „Anmeldung.tiff“, „Beschluss.pdf“ oder „Gesellschafterliste.tiff“). Dabei sollten die Namen nicht zu lang sein und nicht den Speicherort beim Einreicher beinhalten (nicht: „C:\Eigene Dateien\Doku-mente\Anmeldung für Wolfratshausen GmbH und Co. KG vom 18.01.2007.tiff“). Außerdem sollte der Dateiname nur einen „.“ (Punkt) unmittelbar vor der Dateiendung „.tiff“ oder „.pdf“) enthalten. Fehlt dieser „.“ ist die Datei nicht bearbeitbar, so dass sie erneut ein-gereicht werden muss.

• Bei der Herstellung der zu übersendenden Dateien ist einerseits auf eine möglichst geringe Größe, anderseits aber auch darauf zu achten, dass die Dateien auch lesbar sind. Die Dateigröße wird u.a. durch Einstellung der Scannauflösung (regelmäßig sind 200 dpi ausreichend) und durch die Wahl der richtigen Scannereinstellung (schwarz-weiß, nicht Grautöne) gesteuert. Geringe Dateigrößen verkürzen die Übersendungs- sowie die Beauskunftungsdauer und erleichtern die Aufbewahrung im Gericht. Aufgrund zu schwacher oder unscharfer Schrift nicht oder nur äußerst schwer lesbare Texte werden per Zwischen-verfügung beanstandet.

• Die Einreichung von Dateien im RTF-Format, die in der Regel mit Schreibprogrammen wie MS Winword oder Open Office, etc. erstellt werden, ist nach der Rechtsverordnung (ERV-JustizV) zulässig. Von der Verwendung dieses Format wird jedoch abgeraten, da die Dateien nach der Veröffentlichung im Internet leicht zu verändern und weiter zu verarbeiten sind.
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• Anmeldungsschreiben und die hiermit eingereichten notariell zu beurkundenden oder zu beglaubigenden Dokumente sind (einzeln) qualifiziert zu signieren. Dies ist Voraussetzung für eine rechtswirksame Anmeldung (vgl. § 12 HGB; § 39a BeurkG und „Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz im Land Berlin“ vom 27.12.2006 - GVBl. S. 1183 -) und wird bei Nichtbeachtung beanstandet. Neben der Anmeldung selbst sind von dem Erfordernis einer qualifizierten Einzelsignatur insbesondere Gründungsurkunden bei Kapitalgesellschaften (§ 37 Abs. 4 Nr. 1 AktG, § 8 Abs. 1 Nr. 1 GmbHG) und Nieder-schriften über beurkundungspflichtige Gesellschafterversammlungen (etwa bei § 53 Abs. 2 GmbHG) erfasst. Die Signatur der Gesamtnachricht kann die Einzelsignatur nicht er-setzen.

• Die Notare werden dringend gebeten, nur gesonderte Signaturdateien (detached signatu-re) - so wie bei XNotar voreingestellt - zu verwenden. Eingebettete (embedded oder inline) Signaturdateien können von den Empfangseinrichtungen der Registerfachverfahren AUREG und RegisSTAR nicht verarbeitet werden.

• Bei der Anmeldung einer neuen AR-Sache (also eine bisher nicht ins Register eingetragene Firma, Gesellschaft etc.), muss unbedingt die in XNotar verwendete Bezeichnung „Reg-Neu“ verwendet werden, da diese durch die Registergerichte automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden kann. „Eigenkreationen“ wie „Neues Verfahren“, „neue AR-Sache“ oder ähnliches werden von den Registersystemen nicht erkannt. Weil diese Anmeldungen nicht automatisiert zugeordnet werden können, kommt es zu vermeidbaren Verzögerungen bei der Bearbeitung und Eintragung.

• Das Bemerkungsfeld von XNotar sollte maximal 250 Zeichen enthalten. Längere Texte gehören in ein gesondertes Anschreiben. Die Zahl der eingereichten Dateien (ohne Signa-turdateien) sollten (ggf. in abgekürzter Form) angegeben werden. Diese Angabe erleichtert die Prüfung, ob die Übersendung vollständig ist.

• ZIP-Dateien sind nach § 2 Abs. 4 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz im Land Berlin vom 27.12.2007 grundsätzlich zulässig; das „Entpacken“ der Primär-Dokumente erfordert jedoch zusätzliche manuelle und zeitaufwändige Arbeitsschritte, die die Bearbeitung des Antragsbegehrens verzögern. Diese Einreichungsform ist insbesondere dann unnötig, wenn die gezippten Dokumente nicht besonders groß sind. Es wird daher gebeten, ZIP-Dateien nur im Ausnahmefall, also nur dann zu übersenden, wenn es die Größe der zu versendenden Dokumente zwingend erfordert, oder es sich um einen Fall der Notarvertretung handelt.

www.handelsregister.de

Auf dem Handelsregisterportal findet sich auch eine sog. "Virtuelle Poststelle". Hier kann man folgendes lesen:

"Einige Bundesgerichte und alle Landesjustizverwaltungen haben den Zugang zu einem elektronischen Gerichtspostfach eröffnet, um die Einreichung von Klagen, Anträgen und anderer Schriftsätze auf elektronischem Wege an die Gerichte zu ermöglichen.

Umfassende Informationen sowie die zum Download bereitstehenden Programme erhalten Sie über die nachstehenden Links."

Es folgen dann links zu den einzelnen Bundesländern, unter anderem auch nach Berlin. Da mir auch nicht ansatzweise bekannt wäre, dass Berlin die Einreichung von Klagen an die Gerichte für zulässig erklärt hat, habe ich aus Interesse den link gedrückt. Gelandet bin ich auf der Seite von www.egvp.de. Was das soll, werde ich erfragen.

www.handelsregister.de

Die Registerdaten von 7 Bundesländern sind nicht verfügbar. Da fragt man sich, welche Daten man eigentlich noch abrufen kann, wenn fast kein Bundesland mehr online ist.

Zudem ist die Begrenzung in der Abrufzeit auf 10 Minuten nicht tragbar. Hat man sich vorher keine Gedanken darüber gemacht, was auf einen zukommt?

Umstellung der PIN´s auf der Signaturkarte

Ich habe eine anschauliche Darstellung als PDF-Datei erstellt, wie die persönlichen Identifikationsummern (PIN) auf der Signaturkarte auf eine frei wählbare und damit gut zu merkende Zahlenkombination umgestellt werden kann. Die Datei ist auf der Hompage der Berliner Notarkammer abrufbar, und zwar hier.

ZIP Dateien

Manche Kollegen versenden ohne Not ZIP-Dateien. Diese bereiten dem Registergericht mehr Mühe als gedacht. ZIP-Dateien sollten nur im Rahmen der Vertreterbestellung benutzt werden.

Unternehmensregister in Europa

Im company-registers finden Sie links zu allen Unternehmensregistern in Europa.

EGVP Problem gelöst

Zuerst:

1. Nette und kompetente Hotline von BOS. 2. Der Fehler tritt seit letzten Mittwoch auf. 3. Woran es genau liegt, kann keiner sagen. 4. Ursache scheint zu sein, dass der download nicht vollständig war, so dass nicht alle Anwendungen heruntergeladen wurden.

Lösung:

Desktopverknüpfung von EGVP löschen. Auf die Internetseite von www.egvp.de gehen und dort auf der linken Seite "Downloads" anklicken. Im nächsten Fenster unterhalb der dortigen Tabelle "EGVP Client Software" anklicken. Dann startet das Postfach.

Nun fehlt noch die Verknüpfung auf dem Desktop für den Start von EGVP.

Lösung:

Unter Windows den "Start- Button" drücken und dann "Ausführen" anwählen. In dem dortigen Feld eingeben "javaws" und "ok" drücken. Es öffnet sich das "Cache-Anzeigeprogramm für Java-Anwendungen". Dort müßte an oberster Stelle der "EGVP-Client" eingetragen sein. Das Menü "Anwendung" öffnen und "Verknüpfung installieren" auswählen. Dann ist die Verknüpfung wieder auf dem Desktop installiert.

Schwerer Ausnahmefehler bei EGVP

Nachdem ich EGVP gestartet habe, wurde ein Update ausgeführt. Am Ende des Updates kam diese Fehlermeldung. Pikant ist, dass ich seit eh und jeh als Administrator angemeldet bin. Das Ende vom Lied: Ich komme nicht mehr in mein Postfach. Damit kann ich natürlich auch keine HR-Anmeldungen wegschicken. Wie der Fehler zu beseitigen sein soll, ist mir vollkommen schleierhaft. Ich kann anderen auch keine Empfehlung geben, EGVP nicht zu starten, da mir nicht bekannt ist, ob der Fehler singulär ist. Wenn der Fehler nicht singulär ist, hat BOS mit einem Schlag alle Postfächer aller deutschen Notare lahmgelegt. Wer ähnliche Erfahrungen wie ich gemacht hat, kann und soll sich bitte melden. Ich werde am Montag bei BOS anrufen und anfragen, wie der Fehler beseitigt werden kann.

Support

Ich bitte darum, von telefonischen Support-Anfragen in meiner Kanzlei abzusehen. Fragen können jedoch gerne per e-mail gestellt werden, und zwar an folgende Adresse: elrv@gmx.de

Soweit ich dazu komme, werde ich alle Anfragen am Abend desselben Tages oder am nächsten Tag beantworten.

Übergangsfristen

Die Bundesnotarkammer hat auf ihrer Homepage eine gute Übersicht eingestellt, welche Länder Übergangsfristen für die Einreichung in Papierform gewähren und welche nicht. Bei den Ländern, die Übergangsfristen gewähren, sind auch die entsprechenden Zeiträumen genannt. Darüberhinaus sind die entsprechenden Rechtsverordnungen, soweit diese online abrufbar sind, verlinkt worden, so dass sich jeder selber über die gesetzlichen Voraussetzungen in den einzelnen Ländern informieren kann.

Datenpfad in EGVP

Wenn die Datenübergabe von XNotar an EGVP nicht klappt, dürfte dieses zu 95% am falschen Datenpfad liegen, auf dem die Daten von XNotar in EGVP übernommen werden. Zum Verständnis folgendes:

Bei der Installation von SigNotar und XNotar gibt es noch nicht die beiden Ordner "Nachrichten" und "FehlerhafteNachrichten". Diese werden erst bei der Installation von EGVP durch EGVP selber im ELRV-Datenordner angelegt. Der Ordner "Nachrichten" dient quasi als "Wartehalle" für die Daten, die aus XNotar heraus verschoben /versandt wurden. Damit EGVP diese Daten abholen und in den Client importieren kann, ist es notwendig, einen Datenpfad zu setzen. Dieses geschieht in EGVP über "Optionen" und "Importverzeichnis Fachdaten". Dort kann man händisch den Datenpfad eintragen oder über die Schaltfläche "Auswählen" zum ELRV-Datenordner gehen. Dort angelangt muss man nur noch den Ordner in den Datenpfad aufnehmen, der mit dem Namen des Notars gekennzeichnet ist. Wichtig: Es darf auf keinen Fall der Ordner "Nachrichten" in den Datenpfad mit aufgenommen werden. Beispielsweise könnte der Datenpfad so aussehen: "C:\ELRv-Daten\Mustermann bzw. Name des Notars. Dann klappt´s auch mit dem Amtsgericht.

Testanmeldungen in NRW auch in 2007 möglich

Wer sein System nach dem 01.01.2007 noch testen muss, kann entsprechende Anmeldungen auch jetzt noch zum Testgericht nach NRW schicken. Das Gericht ist sowohl aus XNotar wie auch aus EGVP heraus erreichbar. In XNotar ist es wie folgt bezeichnet: "#Testgericht EGVP NRW". Es ist in der Gerichtsliste in XNotar als letztes Gericht (nach Zwickau !) aufgeführt.

Neue Signaturkarte

Auf der Internetseite der Bundesnotarkammer findet sich etwas versteckt, aber immerhin, ein wichtiger Hinweis für all diejenigen, die ihre Signaturkarte durch dreimalige falsche PIN-Eingabe unbrauchbar gemacht haben, oder die sich eine Zweitkarte bestellen wollen. Zur entsprechenden Seite geht es über diesen link.

Behandlung von Anlagen in XNotar

Die Notarnet GmbH hat auf ihrer Webseite folgenden Hinweis zur Behandlung von Anlagen in XNotar gegeben:

"Fehlendes Dokumentdatum oder Stichtag: Für die Beauskunftung muss zumindest dieses Datum zwingend vorhanden sein, weil die Dokumente in der Registerübersicht nach Datum sortiert werden. Das manuelle Nachtragen dieser Information führt beim Registerbearbeiter zu erheblichem manuellen Mehraufwand. In der kommenden Version von XNotar wird das Datumsfeld wahrscheinlich als Pflichteingabefeld ausgestaltet".

Ich habe hierzu im Rahmen der Schulungen keine Hinweise gegeben, weil mir nicht bekannt war, wie die Software auf Seiten der Justiz arbeitet. Und hier liegt das grundsätzliche Problem. Die Justiz kennt unsere Software, da genügend Richter und Mitarbeiter die Gelegenheit hatten, sich die Software anzuschauen. Wir kennen aber nicht die Software auf Justizseite. Dann muss sich die Justiz auch nicht wundern, wenn für sie wichtige Datenfelder unberücksichtigt bleiben.

Falsche PIN-Eingaben

Wer dreimal eine falsche PIN eingegeben hat, muss sich grundsätzlich eine neue Signaturkarte besorgen. Es gibt keine Möglichkeit, die Karte zu entsperren. Ich habe bei der Bundesnotarkammer angeregt, das Verfahren für den zweiten Bestellvorgang noch einmal näher zu erläutern.

Im übrigen: Es dürfte sich für alle Kollegen empfehlen, sich bei Zeiten eine zweite Signaturkarte zu bestellen.

Keine Testanmeldungen mehr nach Charlottenburg

Das Registergericht hat mitgeteilt, dass Kollegen nach wie vor Testanmeldungen nach Charlottenburg senden. Das ich zwar verständlich, weil die Zeit zum Testen viel zu kurz war, gleichwohl aber nicht mehr zulässig. Charlottenburg befindet sich im Echtbetrieb.

Ich habe bei der Bundesnotarkammer schon nachgefragt, ob es noch irgendwo einen Testserver gibt, an den Testanmeldungen versandt werden können.

Im übrigen dürfte es sowieso sinnvoll sein, einen Testserver offen zu lassen, da man nach einem Systemabsturz prüfen muss, ob alle Programme richtig laufen.

Neue Registerplattformen

Seit dem 01.01.2007 ist das neue Unternehmensregister online. Hierüber können alle publikationspflichtigen Daten eines Unternehmens abgefragt werden. Eine Registrierung ist notwendig.

Für Notare dürfte das neu gestaltete Registerportal der Länder interessanter sein. Es vereinheitlicht den Zugang zu allen Handelsregistern der einzelnen Bundesländer. Mußte man sich früher in jedem Bundesland separat anmelden, reicht nunmehr die einmalige Anmeldung aus. Jeder Notar sollte sich umgehend anmelden, da eine schriftliche Registrierung notwendig ist.