Mich erreichen derzeit gehäuft Anfragen, ob Zwischenverfügungen der Registergerichte zu Recht erfolgen, wenn der Notar eine nicht signierte Liste der Gesellschafter übersendet, die statt der Unterschrift des Geschäftsführers nur einen "gez-Vermerk" enthält.
Gemäß § 12 Abs. 2 Satz 2 HGB genügt die Übermittlung einer elektronischen Aufzeichnung des Originals, also eines einfachen scans, wenn eine Urschrift oder eine einfache Abschrift einzureichen oder für das Dokument die Schriftform bestimmt ist. Das bedeutet für die Liste der Gesellschafter folgendes:
Die Liste der Gesellschafter war früher im Original einzureichen. In elektronischer Form reicht demzufolge eine einfache Bilddatei des Originals aus. Diese Bilddatei muss natürlich die Unterschrift des Geschäftsführers in ihrer handschriftlichen Form und nicht nur als "gez-Vermerk" abbilden. Es muss sich also um eine 1:1 Kopie des Originals handeln.
Soll die Unterschrift nicht als Bilddatei an das Registergericht übermittelt werden, gibt es nur einen Weg, dieses zu bewerkstelligen. Der Notar muss von dem Original eine elektronisch beglaubigte Abschrift fertigen (gez-Vermerk) und diese signieren. Erfolgt letzteres nicht, erfolgt die Beanstandung des Registergerichts zu Recht.
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