Neue Hinweise des Berliner Registergerichts

Hinweise des Berliner Registergerichts
für die elektronische Einreichung von Anmeldungen und Dokumenten
zum Handels- Genossenschafts- und Partnerschaftsregister
(Version 1.5)

Die Notarkammer und das Amtsgericht Charlottenburg haben sich auf folgende organisatorisch-technische Hinweise verständigt, die bei Bedarf fortlaufend ergänzt werden:

• Jeder Notar muss sich ein eigenes „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP) einrichten (Näheres in der Bekanntmachung aufgrund §§ 2 und 3 ERVJustizV). Die Nutzung eines Postfachs durch mehrere Notare ist nicht zulässig.

• Bei den mittels EGVP einzureichenden Dokumenten ist darauf zu achten, dass die erforderlichen Anlagen (Gesellschaftsvertrag/Satzung, Liste der Gesellschafter, Bilanzen z.B. an-lässlich einer Verschmelzung, Berichte, Genehmigungen, Vollmachten, Vertretungsnachwei-se, Beschlüsse, Abtretungsurkunden etc.) nicht mit der Anmeldung in einer Datei zu-sammengefasst werden. Die getrennte Einreichung gilt nicht für Anlagen gemäß § 9 Abs. 1 Satz 2 und § 14 BeurkG. Hintergrund ist, dass die Dokumente einzeln über das Internet beauskunftet werden, so dass eine klare inhaltliche und formale Trennung die Erkennung und die Verständlichkeit der Dokumente im Online-Abruf erhöht sowie die Bearbeitung durch das Gericht erleichtert.

• Es würde die Arbeit des Gerichts wesentlich erleichtern, wenn die Dateinamen der einzelnen Dokumente bereits einen Rückschluss auf den Inhalt zuließen (z.B. „Anmeldung.tiff“, „Beschluss.pdf“ oder „Gesellschafterliste.tiff“). Dabei sollten die Namen nicht zu lang sein und nicht den Speicherort beim Einreicher beinhalten (nicht: „C:\Eigene Dateien\Doku-mente\Anmeldung für Wolfratshausen GmbH und Co. KG vom 18.01.2007.tiff“). Außerdem sollte der Dateiname nur einen „.“ (Punkt) unmittelbar vor der Dateiendung „.tiff“ oder „.pdf“) enthalten. Fehlt dieser „.“ ist die Datei nicht bearbeitbar, so dass sie erneut ein-gereicht werden muss.

• Bei der Herstellung der zu übersendenden Dateien ist einerseits auf eine möglichst geringe Größe, anderseits aber auch darauf zu achten, dass die Dateien auch lesbar sind. Die Dateigröße wird u.a. durch Einstellung der Scannauflösung (regelmäßig sind 200 dpi ausreichend) und durch die Wahl der richtigen Scannereinstellung (schwarz-weiß, nicht Grautöne) gesteuert. Geringe Dateigrößen verkürzen die Übersendungs- sowie die Beauskunftungsdauer und erleichtern die Aufbewahrung im Gericht. Aufgrund zu schwacher oder unscharfer Schrift nicht oder nur äußerst schwer lesbare Texte werden per Zwischen-verfügung beanstandet.

• Die Einreichung von Dateien im RTF-Format, die in der Regel mit Schreibprogrammen wie MS Winword oder Open Office, etc. erstellt werden, ist nach der Rechtsverordnung (ERV-JustizV) zulässig. Von der Verwendung dieses Format wird jedoch abgeraten, da die Dateien nach der Veröffentlichung im Internet leicht zu verändern und weiter zu verarbeiten sind.
Seite 2 von 2

• Anmeldungsschreiben und die hiermit eingereichten notariell zu beurkundenden oder zu beglaubigenden Dokumente sind (einzeln) qualifiziert zu signieren. Dies ist Voraussetzung für eine rechtswirksame Anmeldung (vgl. § 12 HGB; § 39a BeurkG und „Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz im Land Berlin“ vom 27.12.2006 - GVBl. S. 1183 -) und wird bei Nichtbeachtung beanstandet. Neben der Anmeldung selbst sind von dem Erfordernis einer qualifizierten Einzelsignatur insbesondere Gründungsurkunden bei Kapitalgesellschaften (§ 37 Abs. 4 Nr. 1 AktG, § 8 Abs. 1 Nr. 1 GmbHG) und Nieder-schriften über beurkundungspflichtige Gesellschafterversammlungen (etwa bei § 53 Abs. 2 GmbHG) erfasst. Die Signatur der Gesamtnachricht kann die Einzelsignatur nicht er-setzen.

• Die Notare werden dringend gebeten, nur gesonderte Signaturdateien (detached signatu-re) - so wie bei XNotar voreingestellt - zu verwenden. Eingebettete (embedded oder inline) Signaturdateien können von den Empfangseinrichtungen der Registerfachverfahren AUREG und RegisSTAR nicht verarbeitet werden.

• Bei der Anmeldung einer neuen AR-Sache (also eine bisher nicht ins Register eingetragene Firma, Gesellschaft etc.), muss unbedingt die in XNotar verwendete Bezeichnung „Reg-Neu“ verwendet werden, da diese durch die Registergerichte automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden kann. „Eigenkreationen“ wie „Neues Verfahren“, „neue AR-Sache“ oder ähnliches werden von den Registersystemen nicht erkannt. Weil diese Anmeldungen nicht automatisiert zugeordnet werden können, kommt es zu vermeidbaren Verzögerungen bei der Bearbeitung und Eintragung.

• Das Bemerkungsfeld von XNotar sollte maximal 250 Zeichen enthalten. Längere Texte gehören in ein gesondertes Anschreiben. Die Zahl der eingereichten Dateien (ohne Signa-turdateien) sollten (ggf. in abgekürzter Form) angegeben werden. Diese Angabe erleichtert die Prüfung, ob die Übersendung vollständig ist.

• ZIP-Dateien sind nach § 2 Abs. 4 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit der Justiz im Land Berlin vom 27.12.2007 grundsätzlich zulässig; das „Entpacken“ der Primär-Dokumente erfordert jedoch zusätzliche manuelle und zeitaufwändige Arbeitsschritte, die die Bearbeitung des Antragsbegehrens verzögern. Diese Einreichungsform ist insbesondere dann unnötig, wenn die gezippten Dokumente nicht besonders groß sind. Es wird daher gebeten, ZIP-Dateien nur im Ausnahmefall, also nur dann zu übersenden, wenn es die Größe der zu versendenden Dokumente zwingend erfordert, oder es sich um einen Fall der Notarvertretung handelt.